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Tipps zu Reisekostenabrechnung

Korrekte Reisekostenabrechnung erstellen

Die Dokumentation der Reisekosten innerhalb eines Unternehmens ermöglicht die Optimierung der Betriebsausgaben. Auch liegt hier ein oft unterschätztes Potential zur Senkung der Personalkosten vor. In diesem Artikel ist kurz und knapp dargestellt, welche Bestandteile in der Abrechnung Reisekosten für eine Inlandsreise enthalten sein müssen. Zu den Reisekosten gehören im einzelnen die Fahrtkosten, dazu die Übernachtungskosten mit Verpflegungsmehraufwendungen. Hinzurechnen sind auch die Reisenebenkosten wie z.B. die Telefonabrechnung.

Fahrtkosten

Darunter fallen die Fahrten eines Unternehmers oder seines Arbeitnehmers anlässlich einer Geschäftsreise mit einem eigenen Fahrzeug. Die tatsächlichen Kosten können mit sogenannten Einzelnachweisen abgerechnet werden. Darunter fallen z.B. die Kosten für Benzin, auch Diesel, Gas oder Strom. Selbstverständlich auch Positionen wie Reparaturkosten, Garagenmiete oder die Versicherung werden hinzugerechnet.

Übernachtungskosten

Die Kosten einer Übernachtung von Unternehmer oder Arbeitnehmer dürfen wiederum nur durch einen Einzelnachweis geltend gemacht werden. Für jede Übernachtung im Inland kann der Arbeitgeber die nachgewiesenen Kosten oder einen Pauschbetrag in Höhe von 20 EURO steuerfrei ersetzen. Enthält der Zahlungsbeleg einen Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück und kann der der Preis für das Frühstück nicht mehr festgestellt werden, so ist der Gesamtpreis der Übernachtungskosten bei einer Übernachtung um 4,50 EURO zu kürzen. Der Mehraufwand für Verpflegung bei Dienst- und Geschäftsreisen kann mit Pauschbeträgen zum Abzug gebracht werden. Bei einer Dauer von mehr als 24 Std. 24 EURO, in weiteren Abstufungen 12 und 8 Euro.

Reisenebenkosten

Unter diesen Punkt fallen die tatsächlichen Aufwendungen für anfallende Parkgebühren oder auch Mautgebühren, oder die Kosten für die Beförderung und auch Aufbewahrung von Gepäckstücken. Ebenfalls werden hier die Kosten für Telefonate oder auch allgemeiner Schriftverkehr erfasst. Wichtig ist jedoch immer der berufliche Zusammenhang bzw. Inhalt.

Software ist hilfreich bei komplexem Thema

Insgesamt kann das Thema Abrechnung Reisekosten mit allen Ausnahmen, „Wenns“ und „Aber“ ganze Bücher füllen. Auch ist es mitunter schwierig, den jeweiligen aktuellen Stand des Gesetzgebungsverfahren anzuwenden. Hilfreich sind dafür jedoch bestimmte Formulare, um alle Daten richtig zu erfassen. Noch einfacher ist es, wenn spezielle Software benutzt werden kann. Vorteile liegen in der jederzeitigen Aktualität und der einfachen Dateneingabe. Auch sind die Musterdatensätze hilfreich und die Möglichkeit der Online-Hilfe tut ein übriges.

Bild: Benjamin Klack  / pixelio.de

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